Debitorenmanagement

 

Definition von Debitorenmanagement

Sobald ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen mit Zahlungsziel verkauft, entstehen offene Forderungen. Die Schuldner dieser offenen Rechnungen werden auch als Debitoren bezeichnet. Die Verwaltung der Kundenforderungen findet im Debitorenmanagement statt. Andere Bezeichnungen für das Debitorenmanagement sind Kreditmanagement, Credit Management oder Forderungsmanagement. Ein Teilbereich des Debitorenmanagements ist die Debitorenbuchhaltung, die verschiedene Aufgaben übernimmt.

 

Die Aufgaben eines professionellen Debitorenmanagements

Ein professionelles Kreditmanagement hat diese beiden wichtigen Aufgaben:

  • Vermeidung von Forderungsausfällen
  • Sicherung der Liquidität

Um diese Aufgaben zu erfüllen, prüfen die Mitarbeiter des Forderungsmanagements die Bonität der einzelnen Leistungsempfänger. Die Bonitätsprüfung findet bei der Aufnahme neuer Kunden erstmals statt. Anschließend sollte mindestens einmal im Jahr die Bonität der Debitoren erneut geprüft werden. Nur so erkennt ein Unternehmen, ob sich ein Abnehmer in wirtschaftlichen Schwierigkeiten befindet und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen sind. Außerdem bietet ein effektives Debitorenmanagement weitere Vorteile für ein Unternehmen.

 

Was macht die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Bereich der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens mit diesen Funktionen:

  • Kontoführung der Debitorenkonten
  • Einbuchung der offenen Forderungen
  • Verbuchung von Gutschriften
  • Überwachung der Zahlungseingänge bei Erreichen der Zahlungsziele
  • Kaufmännisches Mahnwesen bei überfälligen Rechnungen
  • Inkassomaßnahmen bei Zahlungsausfällen

Damit ein Unternehmen seine Liquidität erhält, müssen die Buchhaltungsaufgaben zeitnah und vollständig ausgeführt werden. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder Start-ups ohne eigene Buchhaltungsabteilung können die Aufgaben an einen Dienstleister auslagern. Neben externen Buchhaltern und Steuerberatern übernehmen auch Factoringanbieter im Rahmen von Full Service Factoring das professionelle Debitorenmanagement.

 

Diese Vorteile bietet ein effektives Debitorenmanagement

Wenn das Debitorenmanagement Ihrer Firma gut arbeitet, können Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Der Einkauf neuer Ware oder von Rohstoffen ist kein Problem, weil die eigene Zahlungsfähigkeit durch Überwachung der Zahlungseingänge gesichert ist. Sie müssen den Kontokorrentkredit Ihres Geschäftskontos nicht in Anspruch nehmen und sparen Zinsen. Außerdem werden die Leistungsempfänger bei verspäteter Zahlung umgehend angemahnt. Dadurch vermeiden Sie Zahlungsausfälle.

Die Aufgaben des Kreditmanagements sollten regelmäßig und zeitnah ausgeführt werden. Existenzgründer und Kleinunternehmer haben aber häufig nicht die Zeit, die verschiedenen Zahlungstermine lückenlos zu überwachen und Mahnungen zu schreiben. Dadurch kann es zu Zahlungsausfällen kommen und die eigene Zahlungsfähigkeit ist gefährdet. In diesen Fällen stellt Factoring die ideale Lösung dar. Durch den Forderungsverkauf steigt die Liquidität und der Factor übernimmt beim Full Service Factoring das Debitorenmanagement.

 

Factoring als Ergänzung zum Debitorenmanagement

Beim Factoring verkaufen Unternehmen Rechnungen mit Zahlungsziel an einen Factor. Durch den Forderungsverkauf erhält der Verkäufer den größten Teil des Rechnungsbetrages schon 1–2 Werktage nach Einreichung der Rechnung bei dem Factoringanbieter. Da die Weiterleitung der offenen Rechnungen online erfolgt, ist das Geld fast umgehend nach Ausstellung der Rechnung auf dem Geschäftskonto. Neben der Umsatzfinanzierung beinhaltet die Dienstleistung Full Service Factoring außerdem die Übernahme des kompletten Debitorenmanagements durch den Factor. Der Verkäufer muss sich nicht um die Überwachung der Zahlungsziele kümmern. Auch die unangenehmen Gespräche mit Kunden, die nicht fristgerecht zahlen, übernehmen die freundlichen und gut geschulten Mitarbeiter des Factors. Das spart Zeit und Geld und sorgt dafür, dass sich ein Unternehmer auf andere Aufgaben, wie Verkauf, Neukundengewinnung oder Entwicklung neuer Produkte, konzentrieren kann.