Debitorenbuchhaltung

 

Das Debitorenmanagement verwaltet die Debitorenkonten und ermittelt das Debitorenrisiko. Ein Unternehmen kann die Buchhaltung selbst ausführen oder die Aufgaben outsourcen. Neben externen Dienstleistern übernehmen auch Factoringanbieter, wie Nordwest Factoring, diese Aufgabe. Die Ergebnisse dienen der Liquiditätssicherung und helfen, Forderungsausfälle zu vermeiden. Damit gehört das Forderungsmanagement zu den wichtigsten Aufgaben der Finanzbuchhaltung und sollte regelmäßig ausgeführt werden. Unser Ratgeber zeigt die einzelnen Teilbereiche und beschreibt den Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens

 

Was ist überhaupt die Debitorenbuchhaltung?

Debitoren sind Kunden, die eine Ware oder eine Dienstleistung kaufen, aber nicht sofort bezahlen. Die Käufer fragen nach einem Zahlungsziel, um die Rechnung später zu begleichen. In Deutschland liegen die Zahlungsziele häufig bei 30–90 Tagen. Im internationalen Handel sind auch längere Zahlungsziele von 120 Tagen und mehr üblich. Der Verkäufer geht das Risiko ein, dass der Käufer bei Fälligkeit nicht bezahlt und es zu einem Forderungsausfall kommt. Darum müssen die offenen Rechnungen durch die Buchhaltung regelmäßig geprüft und überwacht werden.

 

Was sind die Aufgaben des Debitorenmanagements?

Wenn sich der Verkäufer auf ein Zahlungsziel einlässt, gewährt er einen zinslosen Lieferantenkredit. Die Summe der offenen Forderungen wird im Rahmen des Informationsmanagements ermittelt. Der Betrag ist ein wichtiger Hinweis auf die zukünftige Liquidität des Unternehmens. Um das Ausfallrisiko zu verringern, muss der Verkäufer regelmäßig eine Bonitätsprüfung der Käufer durchführen. Außerdem müssen die Konten der Schuldner fortlaufend überwacht werden. Wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt, müssen sofort Mahnwesen und Inkasso folgen.

 

Informationsmanagement

Das Informationsmanagement umfasst diese beiden Bereiche:

  • Auflistung der offenen Forderungen
  • Informationen über das Zahlungsverhalten der Debitoren

Die ausstehenden Zahlungseingänge geben wichtige Hinweise auf die Liquidität eines Unternehmens. Abhängig vom Liquiditätsgrad kann die Geschäftsleitung über Investitionen entscheiden oder Finanzlücken füllen. Gleichzeitig geben die gesammelten Informationen Hinweise auf die Zahlungsfähigkeit und die Bonität der Schuldner. Das erleichtert das Debitoren Scoring als Schutz vor einem Forderungsausfall.

 

Debitoren Scoring

Scoring ist eine Methode zur Einschätzung der Bonität eines Schuldners. Ziel ist die Verhinderung von Zahlungsverzug und Forderungsausfällen. Anhand des bisherigen Zahlungsverhaltens und auf Basis externer Informationen berechnet ein Algorithmus oder ein automatischer Report das Ausfallrisiko für jeden Kunden. Die benötigten Daten sind im Rechnungswesen vorhanden und können schnell abgerufen werden. Wenn sich bei einem Käufer Zahlungsschwierigkeiten abzeichnen, kann der Verkäufer Vorkasse verlangen oder den Auftrag ablehnen. Das schützt vor Forderungsausfällen und sichert die eigene Liquidität.

 

Debitorenkonten

Sobald ein Kunde eine Dienstleistung oder eine Ware auf Kredit kauft, erfolgt die Buchung der Forderung auf einem Debitorenkonto. Für Stammkunden werden eigene Debitorenkonten unter dem Namen des Schuldners eingerichtet. Einzelne Rechnungen mit Zahlungsziel können auch auf einem Sammelkonto verbucht werden. Den Gesamtbetrag der offenen Rechnungen hält die Buchhaltung in einer Saldenliste fest. Die Debitorenkonten müssen regelmäßig überwacht werden, um die fristgerechten Zahlungseingänge zu überprüfen. Bei einem Zahlungsverzug folgen Mahnwesen und Inkassomaßnahmen.

 

Mahnwesen

Wenn ein Kunde eine Rechnung mit Zahlungsziel nicht pünktlich bezahlt, muss er angemahnt werden. In der Praxis läuft das Mahnverfahren häufig in diesen Schritten ab:

  • Telefonische oder schriftliche Zahlungserinnerung
  • Zweite Mahnung mit Angabe einer Zahlungsfrist von 10–14 Tagen
  • Dritte und letzte Mahnung mit Ankündigung von Inkassomaßnahmen

Reagiert der Schuldner auf keine der Mahnungen, kann der Kreditor das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dazu wird ein Mahnbescheid bei dem zuständigen Amtsgericht beantragt. Erfolgt noch immer keine Zahlung, kann der Gläubiger den Vollstreckungsbescheid beantragen und einen Gerichtsvollzieher beauftragen.

 

Forderungsmanagement

Dieser Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens wird auch als Kreditmanagement oder Debitorenmanagement bezeichnet. Die Aufgabe der Abteilung ist die Steuerung und Überwachung von offenen Forderungen von ihrer Entstehung bis zum Zahlungseingang. Sobald ein Kunde eine Lieferung oder Leistung nicht sofort, sondern mit Zahlungsziel kauft, entsteht eine Position im Umlaufvermögen des Verkäufers. Ein effektives Debitorenmanagement stimmt mit dem Vertrieb die Konditionen für bestimmte Debitoren ab, um einen Forderungsausfall zu verhindern und das Ausfallrisiko zu minimieren.

 

Das Debitorenrisiko

Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung bezeichnen das Debitorenrisiko auch als Delkredererisiko. Es handelt sich um das Risiko, dass die Kunden die erhaltenen Leistungen oder Produkte verspätet oder überhaupt nicht bezahlen. Ein Zahlungsverzug führt zu einer Finanzlücke, die der Verkäufer bis zum Zahlungseingang überbrücken muss. Ein kompletter Forderungsausfall gefährdet die Liquidität und kann zu eigenen Zahlungsschwierigkeiten führen. Daher müssen Unternehmen jeder Größe das Debitorenrisiko ernst nehmen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

 

Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung

Der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung liegt darin, dass im Debitorenbereich Ausgangsrechnungen bearbeitet werden, während sich das Kreditorenmanagement um die Eingangsrechnungen eines Unternehmens kümmert. Dabei handelt es sich um die Rechnungen von Lieferanten, Energieversorgern, Vermietern, Reinigungsunternehmen, Handwerkern und anderen Kreditoren. Die Eingangsrechnungen müssen in der Finanzbuchhaltung erfasst und pünktlich bezahlt werden. Dabei sind Zahlungsfristen, Rabatte und Skonti zu beachten.

 

Zeit sparen bei der Debitorenbuchhaltung dank Nordwest Factoring

Factoring ist der Forderungsverkauf an ein Factoringunternehmen. Beim Full Service Factoring verkauft ein Kreditor nicht nur offene Rechnungen mit Zahlungsziel an den Factor. Der Factoringanbieter übernimmt außerdem das komplette Forderungsmanagement und entlastet so die Buchhaltungsabteilung des Verkäufers. Die Mitarbeiter von Nordwest Factoring überwachen die einzelnen Termine und Zahlungseingänge und mahnen säumige Zahler umgehend an. Damit sorgt der Forderungsverkauf sowohl für schnelle und günstige Liquidität als auch für mehr Zeit für die Kernaufgaben des Unternehmers.