Mahnwesen

 

Ohne ein effektives Mahnwesen kann es im Unternehmen des Verkäufers zu einem Liquiditätsengpass kommen. Um eigene Zahlungsschwierigkeiten zu vermeiden, sollten Betriebe jeder Größe auf rechtzeitige Mahnungen achten. Die Unternehmen können das Mahnverfahren intern durchführen oder an einen externen Anbieter auslagern.

 

Was ist das Mahnwesen?

Das kaufmännische Mahnwesen beginnt bei Zahlungsverzug mit einer telefonischen oder schriftlichen Zahlungserinnerung. Die Fälligkeit der offenen Rechnung ergibt sich entweder aus einer Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer oder aus gesetzlichen Regelungen. Reagiert der Debitor nicht auf die Zahlungserinnerung, folgen schriftliche Mahnungen und die Einleitung gerichtlicher Maßnahmen.

 

Internes Mahnwesen und externes Mahnwesen – die Unterschiede

Internes Mahnwesen bedeutet, dass ein Unternehmen eigenes Forderungsmanagement betreibt. Die Buchhaltungsabteilung überwacht bei jedem Debitor die Einhaltung der Zahlungsfrist und mahnt einen Zahlungsverzug an. Externes Mahnwesen liegt vor, wenn diese Aufgaben an einen externen Dienstleister abgegeben werden.

 

Die Aufgaben des Mahnwesens

Kaufmännisches Mahnwesen soll die Liquidität eines Unternehmens sichern und vor Zahlungsausfällen schützen. Dazu überprüft das Forderungsmanagement regelmäßig die Bonität der Debitoren und die Einhaltung der Zahlungsfristen. Bei einem Zahlungsverzug muss umgehend das Mahnverfahren anlaufen, um Zahlungsausfälle zu verhindern.

 

Mahnverfahren einleiten – so sieht der Ablauf aus

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift über den Ablauf des außergerichtlichen Mahnwesens. In der Praxis haben sich aber drei Mahnstufen durchgesetzt: Zahlungserinnerung als erste Mahnung sowie zwei weitere Mahnungen mit festen Fristen.

Zahlungserinnerung vor der Mahnung

Die 1. Mahnung ist häufig eine freundliche Zahlungserinnerung, die telefonisch oder schriftlich erfolgt. Einige Verkäufer versenden eine Kopie der Rechnung mit der höflichen Anfrage, ob die Zahlung vergessen wurde. Eine Zahlungsfrist wird bei der Zahlungserinnerung in der Regel nicht gesetzt.

Mahnschreiben verfassen und an den Kunden senden

Die 2. Mahnung fordert deutlich zum Ausgleich der überfälligen Rechnung auf. Ab der 2. Mahnung setzen die Gläubiger Fristen, in der sie den Zahlungseingang erwarten. Die Zahlungsfrist der 2. Mahnung beträgt häufig 10–14 Tage. Die 3. Mahnung enthält den letzten Zahlungstermin und kündigt weitere Schritte an.

Ist auch ein Online Mahnwesen möglich?

Im außergerichtlichen Mahnwesen können die Mahnungen online oder per Post an den Schuldner geschickt werden. Zahlt der Debitor trotz der Mahnschreiben nicht, können die Gläubiger online das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

 

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Das gerichtliche Verfahren besteht aus dem Mahnbescheid und dem Vollstreckungsbescheid zur Durchführung von Zwangsvollstreckungen. Den Mahnbescheid können die Gläubiger online auf der Seite https://www.online-mahnantrag.de beantragen. Das zuständige Amtsgericht schickt dem Gläubiger den Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids zusammen mit dem Mahnbescheid zu. Der Vollstreckungsbescheid wird schriftlich bei Gericht beantragt.

 

Das Mahnwesen bietet folgende Vorteile

Durch ein effektives Mahnwesen sorgt ein Unternehmen für die eigene Liquidität und erkennt rechtzeitig Zahlungsschwierigkeiten bei den Kunden. Die Maßnahmen stärken die eigene Zahlungsfähigkeit und sorgen für den Fortbestand des Unternehmens.

 

Berechnung der Mahnkosten

Die Höhe der Mahnkosten ist gesetzlich nicht festgelegt. Die Kosten dürfen die tatsächlich angefallenen Aufwendungen aber nicht übersteigen. Dabei zählen die Personalkosten nicht zu den anrechenbaren Kosten.
Die Höhe der Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt. Sie betragen 5 % über dem Basiszinssatz bei privaten Kunden und 9 % über dem Basiszinssatz bei gewerblichen Kunden.

 

Wie kann Factoring als Ergänzung zum Mahnwesen dienen?

Zahlreiche Unternehmen nutzen Factoring zur Umsatzfinanzierung. Beim Full Service Factoring übernimmt der Factor das komplette Mahnwesen einschließlich Inkassomaßnahmen. Vor allem Kleinunternehmer und KMU nutzen die Dienstleistungen von Factoring zur Sicherung der eigenen Liquidität.