Debitor

In der Buchführung bedeutet der Begriff, dass ein Käufer eine erhaltene Ware noch nicht bezahlt hat. Debitoren können Privatpersonen, gewerbliche Kunden oder Behörden sein. Der Verkäufer geht das Risiko ein, dass der Schuldner die offene Rechnung nicht bezahlt. Darum werden die Außenstände in der Debitorenbuchhaltung erfasst und kontrolliert. Beim Full Service Factoring übernimmt Nordwest Factoring bei gewerblichen Kunden das Debitorenmanagement sowie die regelmäßige Überprüfung der Bonität der Schuldner.

Was ist ein Debitor?

Die lateinische Vokabel debere, von der sich der Begriff ableitet, bedeutet übersetzt schulden. Debitoren sind Kunden eines Unternehmens, die das bestellte Produkt oder die erhaltene Dienstleistung nicht sofort bezahlen. Stattdessen fragt der Käufer nach einem Zahlungsziel. Dabei handelt es sich um einen Termin in der Zukunft, bis zu dem die Zahlung erfolgen muss. Bei Handelsgeschäften zwischen zwei Unternehmen beträgt die Zahlungsfrist häufig 30–90 Tage. Wenn der Käufer eine Privatperson ist, genehmigt der Verkäufer in vielen Fällen nur eine Zahlungsfrist von 7–30 Tagen. Bei einer Rechnung mit Zahlungsziel gewährt der Verkäufer seinen Kunden einen Kredit. Um das Ausfallrisiko gering zu halten, überprüft der Kreditor die Bonität der Kunden. Bei einer geringen Kreditwürdigkeit liefert er nur gegen Barzahlung oder Vorkasse.

Welche Rolle spielt der Debitor in der Debitorenbuchhaltung?

In der Debitorenbuchhaltung werden die Ausgangsrechnungen an die Kunden eines Unternehmens verwaltet. Sobald ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung kauft und für die Bezahlung eine Zahlungsfrist vereinbart, wird der Rechnungsbetrag dem Debitorenkonto belastet. Sobald der Kunde die Forderung bezahlt, erfolgt die entsprechende Habenbuchung. Einige Unternehmen führen für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto, während andere Betriebe Sammelkonten nutzen. Die Debitorenkonten werden im Debitorenmanagement verwaltet und regelmäßig auf offene Posten überprüft. Säumige Kunden müssen umgehend angemahnt werden, um die Liquidität des Kreditors nicht zu gefährden. Beim Factoring übernimmt der Factor auf Wunsch diese Aufgabe von der ersten Mahnung bis zur Einleitung der notwendigen Inkassomaßnahmen.

Unterschied Debitorennummer und Kundennummer

Um jeden Kunden schnell in der Kundendatenbank zu finden, vergeben die meisten Unternehmen fortlaufende Kundennummern. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie die Kundennummer aufgebaut werden soll. Es ist aber wichtig, dass jede Kundennummer nur einmal vergeben wird und dass sie sich eindeutig einem bestimmten Käufer zuordnen lässt. Häufig werden die Kunden über die Kundennummer informiert, indem sie auf der Rechnung erscheint oder der Käufer gebeten wird, die Nummer als Verwendungszweck bei der Überweisung des Rechnungsbetrages anzugeben. Wenn die Überweisung automatisch einer offenen Forderung zugeordnet werden soll, ist es hilfreich, wenn die Kundennummer der Debitorennummer entspricht.

Die Debitorennummer dient der Identifizierung der Kunden im Debitorenmanagement. Dazu erhält jeder Käufer eine individuelle Nummer, die nach diesen Kriterien aufgebaut ist:

• fünfstellig
• zwischen 10.000 und 69.999

Die Nummernkreise zwischen 10.000 und 69.999 für Debitoren beziehungsweise zwischen 70.000 und 99.999 für Kreditoren entsprechen den Standard-Nummernkreisen der DATEV-Software, die von zahlreichen Unternehmen und Steuerberatern genutzt wird. Um Fehlbuchungen auf den Steuerkonten zu vermeiden, ist es daher ratsam, dass sich die Kundennummern und die Lieferantennummern ebenfalls in diesem Bereich bewegen und im Idealfall mit den Debitorennummern und Kreditorennummern übereinstimmen.

Was sind kreditorische Debitoren?

Unternehmen weisen offene Forderungen auf der Aktivseite der Bilanz auf, während der entsprechende Betrag im Debitorenkonto auf der Sollseite verbucht wird. Reklamiert der Käufer die Ware, erhält er in der Regel eine Gutschrift. Dieser Betrag wird auf der Passivseite der Bilanz aufgeführt und das Kundenkonto erhält eine Habenbuchung. Solange der Habensaldo auf dem Debitorenkonto besteht, handelt es sich um einen kreditorischen Debitor. Das Guthaben kann mit der nächsten Bestellung verrechnet oder an den Kunden ausgezahlt werden. Zum Jahresabschluss darf der Verkäufer den Betrag aufgrund des Saldierungsverbots nicht seinen sonstigen Verbindlichkeiten zurechnen, sondern muss ihn in der Bilanz als Vermögensgegenstand aufführen.

Wie hängen Factoring und debitorische Kunden zusammen?

Um neue Kunden zu gewinnen und die Kundenzufriedenheit zu steigern, gewähren Unternehmen Lieferantenkredite. Die spätere Bezahlung der Rechnung birgt jedoch das Risiko von Zahlungsausfällen und bedeutet zusätzliche Arbeit für die Buchhaltung. Beim Full Service Factoring geben Sie sowohl das Ausfallrisiko als auch die Überwachung der Debitorenkonten an Nordwest Factoring ab. Gleichzeitig stärkt der Forderungsverkauf die Eigenkapitalquote und verbessert die Unternehmensbewertung. Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und Ihren Kunden weiterhin Zahlungsziele einräumen, ohne die Liquidität Ihres Unternehmens zu gefährden.